Tidsregistrering og vejledning

På denne side kan du læse mere omkring hvordan at du kommer i gang med at tidsregistrerer dine komme- og gåtidspunkter, ift. din ansættelseskontrakts vagtplan. Du kan også finde svar på almindelig spørgsmål tilknyttet hertil, samt mere omkring hvordan tidsregistrering fungerer, længere nede på siden.

Hvis du, efter at have læst denne side, er i tvivl om noget, så kontakt din nærmeste leder eller ved at skrive til HR@ProfilService.dk.

Kom godt i gang

ProfilService bruger en app som hedder LOMWAS til tidsregistrering, og henter din(e) skemalagte vagt(er) jf. din ansættelseskontrakt, når du skal tjekke ind og ud. App installeres på din mobiltelefon, og derefter kan du tjekke ind fra den, uden at skulle huske brikker eller kort.

Appen er nem at bruge, og henter. Appen findes til iPhone og Android telefoner, og er på dansk.

Du finder appen ved at trykke her: http://QR.ProfilService.dk/LOMWAS eller ved at søge efter “LOMWAS” i App store eller Play Store, på din mobiltelefon.

Har du ingen mobiltelefon, eller ønsker du ikke at bruge din mobiltelefon, læs punkt “Almindelig spørgsmål og svar” længere nede på siden og kontakt din nærmeste leder.

Sådan bruges appen

Når du har hentet appen, vil appen bede om adgang til din mobiltelefons GPS-signal, samt notifikationer, for at lokationsbestemme dig ved opgavens start- og sluttidspunkt. Du kan maksimalt være 2-300 meter fra arbejdspladsen, når du tjekker ind og ud. Hvis du er længere væk, giver appen dig en besked om dette.

Sådan kommer du i gang:

Åben appen på din mobiltelefon.
Du vil se en log-ind skærm som på billedet til højre.
I feltet (1) ”Brugernavn” skriver du den e-mail som står skrevet på din ansættelseskontrakt, samt (2) ”Kodeord”: 1234.
Tryk herefter på ”Log ind”.
Du er nu logget ind

Du anbefales at skifte din adgangskode på www.lomwas.com, tryk ”login” i øverste højre hjørne, vælg ”glemt adgangskode” til venstre og skriv din e-mail.

Sådan tjekker du ind på en vagt:

Når du er logget ind på appen, vil du kunne se dine vagter på din(e) faste pladse(r) iht. din ansættelseskontrakt, som ses i eksemplet til højre.
Når du går i gang med din vagt, trykker du på ”Start Opgave”, markeret med grøn boks.
Du er nu tjekket ind på opgaven.
Der vil nu stå et ”starttidspunkt” for hvornår opgaven er startet.

Bemærk: Hvis du afløser for en anden, vha. ved sygdom, ferie, eller andet, kan du ikke altid tjekke ind og ud på de vagter. Dette sker fordi de ikke er fast på din ansættelseskontrakt.

Aflønning sker selvfølgelig fortsat, men håndteres af din leder. Spørg din leder, hvis du er i tvivl om du skal tidsregistrer her.

Sådan tjekker du ud fra en vagt:

Når du er færdig med rengøringen, så skal du nu tjekke dig ud fra vagten/opgaven.
Du åbner appen igen, og trykker ”Afslut opgave”, som er markeret i den grønne boks med den striplede linje.

Bemærk at hvis du har været indenfor i en længere periode, kan din telefon mister GPS-signalet:

Appen vil fortælle at du ikke kan afslutte opgaven.
Sker dette: Gå udenfor bygning, åben ”Maps”, og vent indtil du kan se din lokation på kortet og prøv igen.

Når vagten er afsluttet:

Når opgaven/vagten er afsluttet, bliver opgavefeltet gråt og med tidspunktet for samme.
Det er ikke muligt at genstarte eller afslutte opgaven herefter.
Har du flere lokationer i løbet af en dag, skal du gentage guiden for hver opgave som du har.

Har du glemt at trykke start eller afslut på en opgave, eller startet eller afsluttet forkert, så kontakt din serviceleder.

Hvorfor tidsregistreres der?

ProfilService kan, som led i et kundekontraktforhold, være pålagt at fremvise tidsregistrering, overholdelse af lovgivning vedr. arbejdstid, samt som et led i alm. virksomhedsdrift for at sikre korrekt rengøring og frekvens. Vi gør dette på den mindste mulige indgribende måde, med midler som begrænser det praktiske og administrative for alle parter.

Du kan læse mere omkring dette i “Almindelig spørgsmål og svar” herunder

Almindelig spørgsmål og svar

Om løn og registreringer

Spørgsmål: “Hvis jeg glemmer at tjekke/registrere komme -og gåtidspunkter, enten på appen eller anden metode, mister jeg min løn for de timer?”
Svar: Nej, naturligvis ikke; ProfilService har valgt på nuværende tidspunkt at disse tidsregistreringen og aflønning ikke er afhængige af hinanden, selvom muligheden findes. Vi kan alle lave fejl engang i mellem, men det er vigtigt at man forsøger at undgå dette. Se “Om manglende indtjekning“..

Om manglende indtjekning

Spørgsmål: “Jeg har glemt at tjekke ind eller/og ud. Hvad gør jeg?”
Svar: Skriv til din nærmeste leder med tidspunkterne for hvornår du mødte og gik, og på hvilken plads.
Spørgsmål: “Hvis jeg ofte glemmer at registrerer ind- og udtjekning, har det så konsekvenser for min ansættelse?”
Svar: Ja, gentagende forglemmelser af ind- og udtjekning vil få konsekvenser for dit forsatte ansættelsesforhold hos ProfilService, herunder øjeblikkelig ophør af ansættelse og/eller aflønning for disse dage og timer bortfalder.

Om telefon og app

Spørgsmål: “Kan jeg låne eller få, en mobiltelefon af ProfilService, så jeg kan bruge appen?”
Svar: Nej, ProfilService kan ikke låne dig en mobiltelefon for at adgang til systemet. Hvis app løsning bruges, er det dit eget ansvar at sørge for at du har sådanne til rådighed, samt evt. omkostningerne til anskaffelse af enhed og abonnement.
Spørgsmål: “Min mobiltelefon er gået i stykker. Hvad gør jeg?”
Svar: Du skal kontakte din nærmeste leder og aftale hvordan at du skal aflevere din registreringer.
Spørgsmål: “Jeg har ikke en iPhone eller Android. Hvad gør jeg?”
Svar: Appen understøtter kun iPhone eller Android systemer, og er ikke tilgængelig på andre systemer. Derfor skal der ske manuel registrering
Spørgsmål: “Jeg får fejl når jeg forsøger at tjekke ind, eller jeg kan ikke se mine opgaver/vagter.”
Svar: Sørg først for at appen har de rigtige tilladelser til at tilgå GPS og notifikationer. Få hjælp til iPhone her eller Android her.
Hvis problemet forsætter, tjek at du har brugt den rigtige mail, som står på din ansættelseskontrakt, eller/og kodeord.
Hvis det forsat ikke er muligt, så kontakt din nærmeste leder og sørg for at du har skrevet den fejlkode ned, som kommer frem, og husk hvad og hvor, problemet opstod.
Spørgsmål: “Må jeg give en anden person adgang til at tjekke ind- eller ud i tidsregistreringen?”
Svar: Nej, adgang til tidsregistrering er personlig. Manglende overholdelse af dette anses som manglende overholdelse af ansættelsesvilkårene og medfører øjeblikkeligt ophør af din ansættelse. Dette er også gældende i tilfælde af din mobiltelefon er gået i stykker.

Om manuel registrering af timer

Spørgsmål: “Jeg ønsker ikke at bruge min mobiltelefon og appen til tidsregistrering. Hvad gør jeg så?”
Svar: Hvis du ikke ønsker at bruge din egen enhed til tidsregistrering, så skal du manuelt tidsregistrerer dine komme- og gåtidspunkter.
Spørgsmål: “Hvordan kan jeg manuelt tidsregistrerer dette?
Svar: I fællesskab med din leder, aftaler I hvordan at tidsregistreringen skal foretages, og hvor ofte. Dette kan være vha. SMS, email eller papirform, som nærmeste leder anviser.

Om tidsregistreringskravet

Spørgsmål: “Jeg ønsker ikke at tidsregistrerer mine komme- og gåtidspunkter, hverken vha. app eller anden form.”
Svar: Hvis du ikke ønsker, i nogen som helst form, at tidsregistrerer, så skal du give skriftlig besked til din leder, pr. mail. Det skal hertil bemærkes at tidsregistrering er et rimeligt krav og betingelse ift. dit ansættelsesforhold, og at konsekvent nægtelse af tidsregistrering anses som opsigelse af egen stilling iht. gældende varsel.
Spørgsmål: “Hvorfor bruger I ikke nøglebrikker, hvor man tjekker ind på en automat (eller lignende løsning)?”
Svar: Vi kan alle glemme en nøgle, betalingskort, taske eller lignende derhjemme, når vi skal afsted på arbejde. Men i dag glemmer de færreste deres mobiltelefon, og det er en ideel løsning for at gøre det nemt for alle parter. Derfor har vi valgt denne løsning; Den er nem for dig som medarbejder – du har din mobil på dig, og dertil er det nemt for virksomheden at administrer komme- og gåtidspunkter.

Om bagvedliggende system, appen, dataindsamling og videregivelse

Hvis du vælger at bruge appløsningen:

Appen er udviklet af Lomwas ApS og du kan læse mere om persondatapolitikken, herunder opbevaring af data, ved at trykke her. Dette system bruges allerede til at planlægge samt godkende din vagter og dermed danner det grundlag som vi efterfølgende udbetaler din løn på, samt håndtering af bla. din ansættelseskontrakt, straffe- og børneattest, samt evt. opholdstilladelse. Appen bruger denne information til at lokationsbestemme dig, når du skal tjekke ind på arbejdspladsen.

Appen beder om adgang til, og bruger, følgende funktioner for at kunne opfylde overstående:

Lokalitetstjeneste (Altså din telefons GPS koordinater)
Notifikationer (for at give notifikationer ved evt. beskeder)

Appen bruger kun din lokation for at kunne tillade ind- og udtjekning ved arbejdets start og ophør. Uden adgang til denne lokationstjeneste, kan du ikke gøre dette.

Gældende for alle metoder: Videregivelse af data til relevant tredje part

Gældende uagtet tidsregistreringsmetode:

Som led i en legitim interesse for virksomheden, for at opfylde en kontraktuel forpligtelse eller lovgivning, kan data omkring ind- og udtjekning på en plads, videregives til en relevant tredje part. I sådanne tilfælde vil relevant og nødvendig pseudonymiserede data blive overdraget, eller hvor påkrævet og relevant vil fuld anonymisering ske.

Spørgsmål, eller indsigt i, vedr. systemet, appen, dataindsamling og videregivelse af data kan ske til HR@ProfilService.dk eller ved at kontakte din nærmeste leder. Ret til, samt indsigt i, behandling af personoplysninger, følger gældende regler iht. GDPR og kan læses mere om hos Datatilsynet.

Tidsregistrering og vejledning

Kom godt i gang

Sådan bruges appen

Hvorfor tidsregistreres der?

Almindelig spørgsmål og svar

Om bagvedliggende system, appen, dataindsamling og videregivelse

Kontakt

om os

Whistleblower